근로자가 재직 증명서나 퇴직 후 경력증명서를 요구하는 경우가 있다. 반드시 증명서를 내주어야 할까. 그렇다면 어떤 내용과 형식으로 작성하여야 할까. 증명서 교부와 관련한 실무상 문의가 의외로 많다. 이하에서는 근로기준법상 사용증명서 교부의무 내용을 정확히 살펴보고자 한다.
근로기준법 제39조는 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 하고, 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다고 규정한다. 따라서 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 등 법적 기재사항이라 하더라도 근로자가 요구하지 않은 사항은 기재가 금지된다.
이처럼 사용증명서는 근로기준법 제39조 기재사항 중 근로자가 요구하는 사항만을 사실대로 기재하여 교부하면 된다. 따라서 근로자가 근로계약서, 임금협정서, 임금대장 및 납세자보관용 원천징수영수증 등 사본을 요구하더라도 기재사항을 적절한 방법으로 기재하였다면 그 사본을 반드시 교부할 의무는 없다(근기 01254-6942).
한편 근로기준법 시행령 제19조는 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근무자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다고 규정한다. 따라서 근로자가 계속하여 30일 미만 근로하였거나 퇴직 후 3년이 지나 증명서를 요구한다면 교부하지 않아도 무방하다. 다만, 퇴직자만 사용증명서를 청구할 수 있는 것은 아니므로 계속하여 30일 이상 근로한 재직자가 증명서를 요구한다면 교부하여야 한다.
또한 사용증명서는 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 등 당해 사업체의 경력을 증명하여 주기 위한 제도이므로, 재취업을 위해 경력을 증명하기 위한 경우가 아닌 다른 용도로 증명서를 요구한다면 교부할 의무는 없다(근기 01254-3069).
사용증명서 발급을 위반하는 경우 근로기준법 제116조에 의해 500만원 이하 과태료가 부과될 수 있다. 다만, 근로감독관집무규정은 근로감독관에서 사용증명서 발급에 관한 법위반 발견 시 7일 이내의 시정 기간을 주고, 사용자가 그 기한 내에 시정을 완료하면 내사 종결하도록 규정하고 있다. 따라서 증명서 발급을 요구받으면 즉시 교부하되, 만일 교부하지 않아 고용노동부에 진정이 제기됐다면 시정 기간 내에 사용증명서를 교부할 것을 권장한다.
